2023年9月15日，纽约市消费者和工人保护部（“DCWP”）发布了一项最终规则，通过了对该市《劳动安全和病假法》（“ESSTA”）部分内容的修正。雇主将在2023年10月15日之前更新其安全和病假政策，并遵守最终规则。
作为提醒，ESSTA要求雇主在每个日历年为纽约市员工提供休假，以照顾或治疗影响他们自己和家人的疾病、伤害或健康状况，并在员工或其家人遭受家庭暴力、家庭或性犯罪时寻求法律或心理健康咨询等服务，跟踪或贩卖人口。提供的假期数量取决于雇主的规模；
特别是：
上一纳税年度雇员人数不超过4人且净收入低于100万美元的雇主，必须为雇员提供长达40小时的无薪病假和安全假；
雇员人数在5至99人之间的雇主，以及雇员人数在4人或4人以下且上一纳税年度净收入超过100万美元的雇主，必须为每位雇员每年提供最多40小时的带薪病假和安全假；
拥有100名或100名以上员工的雇主每年必须提供长达56小时的带薪病假和安全假。
如果雇主选择累积员工的ESSTA时间（而不是在日历年开始时预先加载时间），则该时间必须以每工作30小时1小时的最低比率累积。如果使用权责发生制，必须允许员工将最多40或56小时的未使用时间（取决于雇主规模）结转到下一年立即使用。然而，雇主不需要允许员工每年使用超过40或56小时的带薪安全和病假。
《最终规则》使该规则与我们在这里报道的2020年第97号地方法的法定修正案保持一致，并在现行条例之外增加了一些实质性的修改。
《最终规则》阐明，雇主在ESSTA中的规模是根据其全国雇员人数计算的。值得注意的是，计算必须考虑到共同雇佣安排下的员工，即使他们的名字没有出现在雇主的工资单上。此外，只要雇主“合理预期”员工会重返工作岗位，带薪和无薪休假的员工就会被计算在内。
如果雇主将员工人数从5人以下增加到5-99人之间，则从员工人数增加之日起，有义务提供带薪ESSTA假期，并且员工无权报销以前使用的无薪ESSTA休假。一旦雇主超过这一阈值，他们必须允许员工使用，累计安全和病假时间不超过40小时，减去员工在日历年内以前使用的无薪时间。
如果雇主在一个日历年内增加到超过100名员工，则从劳动力增加之日起，员工有权使用额外的带薪安全和病假时间，最长可达56小时。
《最终规则》规定，在下一个日历年之前，员工人数的减少不得减少员工的安全和病假权利。
新冠肺炎大流行提出了一些问题，即某些虚拟员工是否有权享受ESSTA假期。《最终规则》明确规定，仅在纽约市外从事工作（包括虚拟工作）的员工无权享受ESSTA假期。因此，只有在以下情况下，员工才有权享受ESSTA假期：（i）在纽约市从事工作，包括虚拟工作，无论雇主在哪里；或（ii）在纽约市以外有主要工作地点，但在一个日历年内定期或预计定期在纽约市内工作。《最终规则》提供了几个例子来说明，其中一个例子是，马萨诸塞州的一名员工前往纽约市，花了八个小时在客户住所安装橱柜。雇主不希望雇员在日历年的就业期间返回纽约市，因此根据ESSTA，该雇员不会被视为“受雇于纽约市”。
修正案补充说，当无法预见员工需要休ESSTA假时，雇主要求员工提供通知的程序必须是“合理的”。与《最后规则》之前的情况一样，必须在书面政策中概述程序。《最终规则》扩大了合理员工通知程序的示例列表，包括“向指定的电子邮件地址发送电子邮件”和“在日程安排软件系统中提交休假申请，前提是员工在非工作时间可以访问该系统，并已接受过如何使用该系统的培训和书面指示。”
《最终规则》还将需求定义为“可预见的”，即员工“意识到需要在使用前七天或更长时间使用安全/病假”
修正案补充说，当无法预见员工需要休ESSTA假时，雇主要求员工提供通知的程序必须是“合理的”。与《最后规则》之前的情况一样，必须在书面政策中概述程序。《最终规则》扩大了合理员工通知程序的示例列表，包括“向指定的电子邮件地址发送电子邮件”和“在日程安排软件系统中提交休假申请，前提是员工在非工作时间可以访问该系统，并已接受过如何使用该系统的培训和书面指示。”
《最终规则》还将需求定义为“可预见的”，即员工“意识到需要在使用前七天或更长时间使用安全/病假”
《最终规则》阐明了什么是支持员工申请ESSTA休假的合理文件。除了持牌医疗保健提供者的书面文件外，持牌临床社会工作者、持牌心理健康顾问或其他类型的持牌医疗护理提供者的书面文档也应被视为合理的文件形式。修正案还补充说，雇主不能要求披露与员工使用安全时间有关的家庭暴力或其他暴力的细节（所需休假日期除外），这符合该市《行政法》第20-914条和第20-921条的规定。
如果雇主确实要求提供此类文件，他们必须给员工至少七天的时间提交文件，并必须报销员工为获得所需文件而产生的任何合理费用。如果雇员因相关费用而无法获得所需文件，雇主不得扣留该雇员的安全和病假。此外，雇主不能要求在员工返回工作岗位之前提供此类文件，也不能要求使用连续三个或更少的安全和病假时间。
最后，要求员工提供合理书面文件以支持其休假需求的雇主必须制定书面政策，其中包括雇主将接受的合理书面文件类型以及员工如何提交文件的说明。重要的是《最终规则》要求书面政策包含一项具体声明，即雇主不会“要求员工提供导致员工使用病假的医疗状况或导致员工使用安全时间的个人情况的详细信息”，雇主收到的关于员工使用安全或病假的任何信息都将严格保密未经员工许可或根据适用法律进行保密。
《最终规则》增加了一个标题为“安全/病假时间累计和使用工资表的通知”的章节，重申了ESSTA的要求，即雇主在工资表上通知员工在一个工资期内累计和使用的病假和安全时间的金额，以及剩余的可用余额。如果满足以下三项要求，雇主可以使用电子系统来遵守余额通知要求：（i）在每个发薪期以电子方式提醒员工，他们的ESSTA应计、使用和余额信息可供审查；（ii）该雇员在工作场所以外的电子系统内容易访问该内容；以及（iii）在电子系统中保存过去任何支付期间的应计、使用和余额信息。
《最终规则》明确规定，就ESSTA而言，员工的“正常工资率”是指休安全病假时的工资率，前提是工资率不低于适用法律、规则、合同或协议规定的员工有权获得的最高适用工资率。
《最终规则》规定，员工的安全和病假余额不会受到业务出售或转让或公司实体之间分包关系变化的影响。如果雇主未能妥善转移员工的安全和病假余额，无论原雇主和继任雇主之间是否有相反的协议，原雇主和继任者雇主以及任何联合雇主都可能对此类违规行为承担单独和连带责任。
《最终规则》通过创建一个“合理的推论”，即雇主“不提供或拒绝允许使用累积的安全/病假”，从而扩大了对违反ESSTA的可能处罚范围，如果：（1）雇主未能分发符合法律具体书面政策要求的合规的赚取的病假和安全时间政策；或（2）未能按照法律的记录保存要求，对员工应计安全和病假时间的使用和余额进行充分记录。此外，每年实施的非法政策或做法应构成单独的违法行为。
修正案进一步提供了纽约市可以用来支持雇主违反ESSTA的证据示例，包括但不限于：（1）对员工使用ESSTA假期设置非法障碍，无论是书面的还是非书面的，例如要求工人找到替代工人来弥补错过的应休假期和不合理的通知要求；（2） 制定试用期、等待期或停电日；（3） 如果雇主不使用前置系统，则未能将安全和病假时间结转；以及（4）未告知员工可用的安全和病假时间。
如果纽约市确定雇主有违法行为，则在违法政策或做法有效的每个日历年，罚款可能从每次违法250美元到每位受保员工500美元不等。如果员工因合法使用ESSTA假期而遭到报复，也可能会收取欠薪。
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